On vend de l'automatisation à nos clients, donc il serait logique qu'on en fasse pour nous-mêmes. Voici 4 workflows concrets qui nous font gagner du temps chaque semaine.
Pourquoi on a commencé à automatiser
On perdait du temps sur des tâches répétitives : envoyer les mêmes emails d'onboarding, relancer les devis non signés, suivre l'avancement des projets. Chaque tâche prise isolément prenait 5 minutes. En semaine, ça représentait facilement 2h de travail non productif.
Workflow 1 : onboarding client automatisé
Déclencheur : un devis est marqué comme "signé" dans notre outil de gestion.
Séquence automatique :
- Création d'un projet dans Linear avec les tâches initiales pre-remplies
- Envoi d'un email d'onboarding personnalisé au client
- Création d'un canal Slack dédié au projet
- Rappel dans 48h pour planifier l'appel de lancement
Outil : n8n auto-hébergé sur notre VPS.
Temps économisé : environ 45 minutes par nouveau projet.
Workflow 2 : relance des devis non signés
Un devis envoyé sans relance, c'est souvent un devis perdu — pas parce que le client n'est pas intéressé, mais parce qu'il est occupé.
Séquence :
- J+3 : email de relance si le devis n'a pas été ouvert
- J+5 : email si le devis a été ouvert mais pas signé
- J+10 : dernière relance + clôture automatique si toujours pas de réponse
Impact : taux de signature passé de 38 % à 52 % sur les devis relancés.
La clé des relances automatiques : ton humain. Un email qui ressemble à un email automatique obtient peu de réponses. Le nôtre est rédigé à la première personne et ne contient aucun langage marketing.
Workflow 3 : veille tech hebdomadaire
On suit beaucoup de sources : releases GitHub, blogs tech, newsletters. Le problème : consolider ça prend du temps.
Workflow :
- RSS feeds de 30+ sources agrégés dans un reader
- Script Python qui tourne chaque vendredi, extrait les 10 articles les plus pertinents de la semaine
- Résumé envoyé par email avec les liens et 2 lignes de contexte générées par l'API Claude
Résultat : 30 minutes de veille remplacées par un email de 5 minutes à lire.
Workflow 4 : facturation récurrente et relances de paiement
Les clients en contrat de maintenance reçoivent une facture mensuelle. La créer manuellement, c'était 10 minutes par client.
Workflow :
- Facturation récurrente automatique dans notre outil comptable
- Rappel automatique à J+5 si la facture n'est pas payée
- Deuxième rappel à J+15
Temps économisé : ~3h par mois sur la gestion administrative.
Ce qu'on a évité de faire
Pas tout automatiser. On a gardé certaines interactions manuelles intentionnellement : les appels de découverte avec les prospects, les réponses aux emails de support complexes, les propositions commerciales.
L'automatisation est un outil, pas une fin en soi. Le test qu'on applique : est-ce que cette tâche répétitive apporte de la valeur au client quand elle est faite par un humain ? Si oui, on garde.
Vous voulez automatiser des processus dans votre structure ? On peut vous aider à identifier les quick wins.